Urlaubsanspruch und Verfall – Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Der Urlaubsanspruch soll dem Arbeitnehmer die Erholung von der Arbeit ermöglichen und dient damit insbesondere dem Gesundheitsschutz. Zugleich verlangt sein sachgerechter Umgang von Arbeitgebern wie Arbeitnehmern ein Bewusstsein für Übertragung, Verfall, Sonderregelungen bei Krankheit und die Abgeltung bei Beendigung. Nachfolgend einige Besonderheiten, auf die regelmäßig geachtet werden sollte.

Urlaubsanspruch: Grundlagen

• Jeder Arbeitnehmer hat gemäß § 3 BUrlG Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der gesetzliche Mindestanspruch beträgt 20 Werktage (bei einer 5-Tage-Woche).
• Der Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Er soll der Erholung dienen und soll daher nicht ohne Grund verschoben werden.
• Üblicherweise gewähren Arbeits- oder Tarifverträge darüber hinaus zusätzlichen Urlaub. Diese Mehrurlaubsansprüche können teilweise vertraglich frei gestaltet werden.

Übertragung und Verfall des Resturlaubs

Übertragung ins Folgejahr

• Im Kalenderjahr nicht genommener Urlaub kann auf das Folgejahr übertragen werden, wenn dringende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen (etwa Krankheit, Pflege eines Angehörigen, terminlich unaufschiebbare Verpflichtungen im Betrieb).
• In diesen Fällen darf der übertragene Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG).
• Ein gesonderter Antrag des Arbeitnehmers ist nicht nötig, wenn die Übertragungsgründe vorliegen – die Verschiebung tritt automatisch ein.

Verfall von Urlaub

• Urlaub, der bis zum Jahresende bzw. bis zum Ablauf des Übertragungszeitraums (31.03. des Folgejahres) nicht verbraucht wurde, verfällt grundsätzlich (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
• Der Urlaub kann aber nur dann wirksam verfallen, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den noch offenen Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat (sog. Hinweisobliegenheit)
• Versäumt der Arbeitgeber diesen Hinweis, kann der Anspruch auch noch nach Ablauf des Übertragungszeitraums geltend gemacht werden.
• Auch für Resturlaub aus früheren Jahren sowie für eine mögliche Verjährung ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber seiner Hinweisobliegenheit nachgekommen ist; erst dann beginnt die Verjährungsfrist.

Sonderfall Krankheit: Langzeiterkrankung und Urlaubsverfall

• In Fällen dauerhafter und ununterbrochen fortgesetzter Erkrankung über Jahre gilt grundsätzlich eine Höchstgrenze. Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
• Voraussetzung bleibt jedoch, dass der Arbeitnehmer den Urlaub tatsächlich nicht nehmen konnte, auch nicht vor der Erkrankung.
• Wurde der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht gerecht, insbesondere in dem Jahr, in dem der Arbeitnehmer noch gearbeitet hat, ehe er erkrankte, kann der Urlaub aus diesem Jahr weiterhin bestehen bleiben.

Resturlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Abgeltung)

• Endet das Arbeitsverhältnis, ist der offene Resturlaub grundsätzlich abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
• Vor dem Ende kann der gesetzliche Mindesturlaub nicht ausbezahlt oder abgegolten werden. Eine solche Abgeltung im laufenden Arbeitsverhältnis ist unzulässig: Der Urlaubsanspruch bleibt bestehen, die (fehlerhafte) Zahlung kann vom Arbeitgeber nicht zurückgefordert werden.
• Es empfiehlt sich, Resturlaub frühzeitig zu planen und zu dokumentieren, um Streit über Umfang und Vergütung zu vermeiden.

Praxistipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber:

• Nutzen Sie Regelungsmöglichkeiten im Arbeitsvertrag für vertraglichen Mehrurlaub.
• Prüfen Sie regelmäßig noch offene Urlaubsansprüche der Belegschaft, auch aus Vorjahren.
• Erfüllen Sie die Hinweis- und Mitwirkungspflichten umfänglich, frühzeitig und dokumentiert – idealerweise mehrmals im Jahr.
• Kommunizieren Sie klar die Regelung zur Übertragung und zum Verfall – z. B. über Mitarbeiterinformationen.
• Bei Kündigung oder Beendigung: klären Sie den Resturlaubsanspruch rechtzeitig und legen Sie ihn idealerweise fest.

Für Arbeitnehmer:

• Planen Sie Ihre Urlaubstage früh und nutzen Sie sie möglichst im Kalenderjahr.
• Reagieren Sie auf Hinweise des Arbeitgebers und setzen Sie gegebenenfalls Ihren Urlaubsanspruch durch.
• Im Krankheitsfall: dokumentieren Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit sorgfältig – die rechtzeitige Krankmeldung ist entscheidend.
• Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses: prüfen Sie Ihren Anspruch auf offenen (Rest)Urlaub, auch aus vorangegangenen Kalenderjahren.

Fazit

Der Umgang mit Urlaubsanspruch, Übertragung und Verfall erfordert sowohl von Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern Fachkenntnis und Sorgfalt, insbesondere aber auch eine regelmäßige Kontrolle. Die den Arbeitgeber treffende Hinweisobliegenheit ist zentral für die Wirksamkeit des Verfalls. Im Zweifel ist eine rechtliche Prüfung durch einen Arbeitsrechtler empfehlenswert, um Anspruchsverluste oder Haftungsrisiken zu vermeiden.