Lohnbuchhaltung

Für alle Fragen zur Lohnbuchhaltung haben wir die passende Antwort

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Hallo PMPG, Lohnbuchhaltung ist für uns ein ziemlich heikles Thema. Das ist es generell. Darum richten wir die Prozesse perfekt auf Ihre spezifischen Gegebenheiten aus.

Lohnbuchhaltung: transparent, menschlich und sicher

Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein heikles Thema. Eine unstimmige Gehaltsabrechnung kann unabsehbare Folgen haben – von der Kündigung bis zur Klage. Zumindest sorgt eine unsaubere Gehaltsabrechnung für jede Menge Unruhe bei den Mitarbeiter*innen. 

Wir machen‘s einfach und beraten Sie verständlich in Sachen Steuern, Recht, Unternehmensführung und Controlling. Unser kompetentes Team aus Steuerberatern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern begleitet Sie transparent, menschlich und sicher durch Ihre Lohnbuchhaltung! Als Ihr Partner richten die Experten von PMPG sämtliche Prozesse genau auf Ihre spezifischen Gegebenheiten aus.

Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung, auch Lohnbuchführung genannt, stellt einen Teilbereich des Rechnungswesens dar, der sich zentral mit der betrieblichen Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beschäftigt. Im Fokus stehen sämtliche Aspekte der Buchhaltung, die sich auf Ihre Mitarbeiter*innen beziehen. Je nach Komplexität der Arbeitsverträge und der jeweiligen Art der Vergütung Ihrer Angestellten, fällt die Lohnbuchhaltung entsprechend mehr oder weniger umfangreich aus. 

Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählen unter anderem:

Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Sobald Sie Angestellte in Ihrem Unternehmen beschäftigen, gehört das Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zum Unternehmeralltag. Zu den Pflichtangaben nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) zählen neben den Arbeitgeberdaten auch die wichtigsten Daten der Arbeitnehmer*innen unter anderem das Geburtsdatum, die Versicherungsnummer, eine Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit sowie die jeweilige Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inklusive Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträge, Kirchensteuerabzüge etc.

Pflege sämtlicher Personalstammdaten

Eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung liegt in der Verwaltung der Personalstammdaten. Jede/r Mitarbeiter*in bekommt ein eigenes Lohnkonto zugewiesen. Darin enthalten sind persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum und Adresse. Außerdem kümmert sich die Lohnbuchhaltung um die An- und Abmeldung Ihrer Beschäftigten bei der Sozialversicherung.

Führung von Lohnkonten

Als Lohnkonten werden Sammlungen von Lohndaten bezeichnet, die die Arbeitgeber für jedes Jahr und jede/n Arbeitnehmer*in einzeln zu führen haben. Dazu gehören neben den Personenstammdaten auch weitere personenbezogene Informationen wie zum Beispiel die Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Auch der Zeitraum der Lohnauszahlung und die genaue Zusammensetzung des Lohns werden in den Lohnkonten erfasst. Welche Daten die Lohnkonten noch enthalten müssen, ist in § 41 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) sowie in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) geregelt. Zum Jahresende übermittelt die Lohnbuchhaltung die abgeschlossenen Lohnkonten an die jeweiligen Sozialversicherungsträger.

Meldung notwendiger Beiträge

Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) verpflichtet jeden Arbeitgeber, sämtliche Informationen der Mitarbeiter*innen an Krankenkassen, Rentenversicherungen und ähnliches zu melden. Die tatsächlichen Lohnabzüge werden dann an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt übermittelt. 

Erstellung der Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

Sind die Gehälter auf die Konten der Angestellten übertragen, erstellt die Lohnbuchhaltung die entsprechenden Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.

Wann ist eine Lohnbuchhaltung erforderlich?

Ein Unternehmen ist automatisch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet, sobald es Mitarbeiter beschäftigt. Grund dafür sind die damit einhergehenden Meldepflichten bei den verschiedenen Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt. Gemäß § 108 der GewO sind gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland zudem gesetzlich verpflichtet, ihren Beschäftigten eine „Abrechnung in Textform“ zu erteilen. 

Welche Unterlagen werden für die Lohnbuchhaltung benötigt?

Angaben zum Unternehmen

  • Betriebsnummer
  • Berufsgenossenschaften / Unfallkassen
  • Steuernummer
  • Umsatzsteuer-ID

Angaben zu den Mitarbeiter*innen

  • Personalstammdaten
  • Daten zum Arbeitsverhältnis (Stunden, Entgelt, Urlaubstage usw.)
  • ggf. Arbeitsgenehmigung (nur bei Arbeitnehmenden aus Nicht-EU-Ländern)
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • ggf. Nachweis einer Elternschaft
  • ggf. Schwerbehindertenausweis
  • Sozialversicherungsausweise
  • Steueridentifikationsnummer
  • Daten zu vermögenswirksamen Leistungen (VL)

 

Wer darf die Lohnbuchhaltung machen?

Grundsätzlich dürfen alle Arbeitgeber Entgeltabrechnungen für ihre Mitarbeiter*innen erstellen. Wichtig dabei ist, dass die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Aufbau und Inhalt einer Lohnabrechnung eingehalten werden. Gute Lohnbuchhalter müssen zudem über umfangreiche Kenntnisse im Bereich Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht zu verfügen. Genau diese Kompetenzen bringen unsere Experten von PMPG mit.

Lohnbuchhaltung  selbst machen oder outsourcen?

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind vielfältig und umfangreich. In kleinen und mittleren Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung bereits fast ausschließlich mithilfe von Computerprogrammen durchgeführt. Großunternehmen greifen oftmals auf umfangreiche Personalmanagementmodule zurück. Dabei steht es den Unternehmen völlig frei, sich eigenständig um die Lohnbuchhaltung zu kümmern. 

Um Kosten zu senken, hat sich in den letzten Jahren allerdings verstärkt der Trend durchgesetzt, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszulagern – und genau da kommen die Kernkompetenzen der PMPG ins Spiel. So können Sie sich auf Ihre wesentliche Arbeit konzentrieren, während unsere Spezialisten sich um Ihre Lohnbuchhaltung kümmern.

PMPG: Ihr Partner in Sachen Steuern

In der Lohnbuchhaltung stellen sich viele administrative Aufgaben. Aufgaben, die wir für Sie angehen. Die über 220 hellen Köpfe der PMPG sind rund um das Thema Steuern  für Sie da: Profitieren Sie von über 45 Jahren Erfahrung – von der Steuerberatung, der Steuererklärung und dem Jahresabschluss hin zur Finanzbuchhaltung und Vorbereitung auf die Betriebsprüfung sowie Sozialversicherungsprüfungen. Wir machen’s einfach. Mit einem Ziel: Ihre Zufriedenheit.

Die Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung

Die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nimmt eine Menge Zeit in Anspruch und bringt viele lästige Papierberge mit sich. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) kann dies zu ungewünschten Verzögerungen führen. Vor allem Selbstständige und KMUs profitieren davon, die Lohnbuchhaltung auszulagern: 

  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Fokus auf die eigenen Kernkompetenzen
  • geringeres Risiko von Personalverlust
  • professionelle Lohnbuchhaltung

Geben Sie Ihre Lohnbuchhaltung in die verlässlichen Hände von PMPG – damit Sie sich vollkommen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir kümmern uns zuverlässig, transparent und zukunftsorientiert um Ihre Lohnbuchhaltung und behalten stets den Überblick über die Daten Ihrer Beschäftigten, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sämtliche Meldepflichten bei den Sozialversicherungsträgern. Gerne beraten wir Sie ausführlich zum Thema Outsourcing Ihrer Lohnbuchhaltung. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Arbeitsrechtliche Fragen der Lohnbuchhaltung

Aus der Lohnbuchhaltung heraus ergeben sich oft arbeitsrechtliche Fragen, auf die wir Ihnen schon jetzt eine Antwort geben.

Wie lassen sich die Arbeitsverträge optimal gestalten und entwickeln?

Die praxisgerechte Formulierung von Arbeitsverträgen ist eine juristische Herausforderung. Fehlerhafte oder unklar formulierte Arbeitsverträge lassen sich nur schwer korrigieren und können kostenintensive Rechtsstreitigkeiten auslösen. Um das zu vermeiden, gilt es, sämtliche Verträge sorgfältig und vorausschauend zu gestalten. Wir unterstützen Sie dabei und geben Ihnen das nötige Werkzeug an die Hand für optimale und rechtssichere Arbeitsverträge.

Wie sieht die Vertretung vor Arbeitsgerichten aus?

Im Falle eines Rechtsstreits vor dem Arbeitsgericht können Sie sich durch einen unserer Rechtsanwälte als Bevollmächtigten vertreten lassen. Wenn Sie uns Ihre Lohnbuchhaltung überlassen, übernehmen wir selbstverständlich auch die Prozessvertretung gemäß § 11 des Arbeitsgerichtsgesetzes (ArbGG).

Wie können Mitarbeiterbeteiligungsmodelle gestaltet werden?

Mitarbeiter können mithilfe verschiedener Modelle finanziell am Unternehmen beteiligt werden:

  • Einzahlung des Mitarbeiters
  • Umwandlung des Nettolohns in einen Beteiligungsanspruch
  • Prämien, Provisionen, Gewinnbeteiligung sowie Sonderzahlungen
  • Einlage über Vermögenswirksame Leistungen (VL)
  • Zuwendungen des Unternehmens

 

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Lohnbuchhaltung

Was ist Lohnbuchhaltung?
Zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die betriebliche Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Damit stellt sie einen wichtigen Teilbereich des Rechnungswesens – genauer gesagt der Buchhaltung – dar.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab. Im Fokus stehen dabei sämtliche Buchhaltungsaspekte, die sich mit den Angestellten befassen. Das Ziel der Finanzbuchhaltung besteht hingegen darin, das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln und somit die Vermögensverhältnisse zu dokumentieren.

Was sind die wichtigsten Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Zu den Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung gehören:

  • die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
  • die Pflege sämtlicher Personalstammdaten,
  • die Führung der Lohnkonten,
  • die Meldung notwendiger Beiträge bei Sozialversicherungsträgern
  • und die Erstellung der Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.

Wer darf die Lohnbuchhaltung machen?
Generell ist es den Unternehmen freigestellt, ob sie sich selbst um ihre Lohnbuchhaltung kümmern, oder externe Dienstleister in Anspruch nehmen. Allerdings sollten gute Lohnbuchhalter*innen über ein entsprechend umfangreiches Know-how in den Bereichen Arbeits-, Sozialversicherungs- sowie Lohnsteuerrecht verfügen. Überlassen Sie Ihre Lohnbuchhaltung daher lieber den Experten von PMPG.

Warum sollte ich die Lohnbuchhaltung auslagern?
Durch das Outsourcen der Lohnbuchhaltung haben Sie mehr Zeit und Energie für Ihre Kernkompetenzen. Gleichzeitig sparen Sie Personal- sowie Fortbildungskosten und müssen sich nicht mit dem lästigen Papierkram beschäftigen.

Lohnt es sich nur für große Unternehmen, die Lohnbuchhaltung auszulagern?
Nein! Auch für Selbstständige sowie KMUs kann es durchaus hilfreich und sinnvoll sein, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister abzugeben. Klar ist jedoch: Je mehr Angestellte in einem Unternehmen beschäftigt sind, desto mehr Arbeit entsteht bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meldepflichten bei Sozialversicherungsträgern und allen weiteren Aufgaben, die ein Angestelltenverhältnis mit sich bringt. Ergo sparen Sie Kosten und Zeit, indem Sie die Lohnbuchhaltung Experten wie PMPG überlassen.