Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung – auch Lohnbuchführung genannt – ist ein wichtiger Teilbereich des Rechnungswesens und für Unternehmen verpflichtend. Sie umfasst die Abwicklung aller administrativen Aufgaben, die mit der Abrechnung von Gehältern und Löhnen von Mitarbeitenden in Unternehmen verbunden sind. Hierunter fallen unter anderem die Erfassung, Verarbeitung und Überprüfung von Lohn- und Gehaltsdaten sowie die Berechnung und Auszahlung der Entgelte, die Erstellung von Lohnabrechnungen sowie die Meldung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern an die zuständigen Behörden.
Je nach Komplexität der Arbeitsverträge und der jeweiligen Art der Vergütung Ihrer Angestellten fällt die Lohnbuchhaltung mehr oder weniger umfangreich aus.
Rechtliche Grundlagen der Lohnbuchhaltung
Für eine fehlerfreie Abwicklung der Lohnbuchhaltung müssen die rechtlichen Grundlagen der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie: Es gibt vergleichsweise häufig gesetzliche Änderungen der der Lohnbuchhaltung zu Grunde liegenden rechtlichen Rahmenbedingungen, weshalb Lohnbuchhalter sich regelmäßig in den Bereichen Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht fortbilden müssen.
Exkurs: Lohn vs. Gehalt – was ist der Unterschied?
Auch wenn die Begriffe „Lohn“ und „Gehalt“ in der Alltagssprache oft synonym verwendet werden, handelt es sich dabei um unterschiedliche Formen des Arbeitsentgelts:
- Gehalt meint ein fest vereinbartes Entgelt, das jeden Monat gleich ist – und zwar unabhängig davon, ob Mitarbeitende Urlaub haben oder nicht oder wie lang der Monat ist. Gehalt wird also mit vereinzelten Ausnahmen immer gleichbleibend ausgezahlt.
- Lohn hingegen zielt ab auf die tatsächlich geleistete Arbeit, die von Monat zu Monat variieren kann und meist nach Stunden oder manchmal auch nach Akkord oder Stückzahlen vergütet wird. Auch Nacht- und Wochenendzuschläge sind üblich. Lohn wird also schwankend und nach tatsächlich geleisteter Arbeit ausgezahlt. Während des Urlaubs gibt es keinen Lohn.
Wird Mitarbeitenden Lohn ausgezahlt, ist der Aufwand der Lohnbuchhaltung höher, schließlich müssen Stunden, Überstunden, Wochenend- und Nachtarbeiten berücksichtigt werden. Bei festen Gehältern hingegen gibt es in der Regel nur kleinere Anpassungen, zum Beispiel aufgrund einer einmaligen oder regelmäßigen Bonuszahlung oder Gehaltserhöhung.
Was ist der Zweck der Lohnbuchhaltung?
1. Den Lohn- beziehungsweise Gehaltsanspruch jedes Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum (brutto und netto) zu berechnen
2. Die Lohn- und Gehaltskosten sowie die Lohnnebenkosten für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung aufzubereiten
Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Sobald Sie Angestellte in Ihrem Unternehmen beschäftigen, gehört die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zum unternehmerischen Alltag. Zu den Pflichtangaben nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) zählen neben den Arbeitgeberdaten auch die wichtigsten Daten der Arbeitnehmenden, unter anderem:
- das Geburtsdatum,
- die Versicherungsnummer,
- eine Übersicht über die Arbeits- und Urlaubszeit
- sowie die jeweilige Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inklusive Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträgen, Steuerfreibeträgen, Kirchensteuerabzügen etc.
Pflege sämtlicher Personalstammdaten
Eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung liegt in der Verwaltung der Personalstammdaten. Jeder Mitarbeitende bekommt ein eigenes Lohnkonto zugewiesen. Darin enthalten sind persönliche Daten wie:
- Name
- Geburtsdatum
- Adresse
Die Lohnbuchhaltung kümmert sich auch um die An- und Abmeldung Ihrer Beschäftigten bei der Sozialversicherung.
Führung von Lohnkonten
Als Lohnkonten werden Sammlungen von Lohndaten bezeichnet, die die Arbeitgeber für jedes Jahr und jeden Arbeitnehmer einzeln führen müssen. Dazu gehören neben den Personalstammdaten auch weitere personenbezogene Informationen, beispielsweise die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Auch der Zeitraum der Lohnauszahlung und die genaue Zusammensetzung des Lohns werden in den Lohnkonten erfasst. Weitere Pflichtangaben sind in § 41 des Einkommenssteuergesetzes (EstG) sowie in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) geregelt.
Zum Jahresende übermittelt die Lohnbuchhaltung die Daten der abgeschlossenen Lohnkonten an die jeweiligen Sozialversicherungsträger.
Meldung notwendiger Beiträge
Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) verpflichtet jeden Arbeitgeber, sämtliche Informationen der Mitarbeitenden an:
- die Krankenkassen,
- die Pflegeversicherung,
- die Rentenversicherung,
- die Unfallversicherung und
- die Arbeitslosenversicherung
zu melden.
Die tatsächlichen Lohnabzüge werden dann an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt übermittelt.
Erstellung der Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung
Ist die Höhe der Gehälter ermittelt, erstellt die Lohnbuchhaltung die entsprechenden Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.
Lohnbuchhaltung – selbst machen oder auslagern?
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind vielfältig, komplex und mitunter umfangreich. Oft mangelt es an nötigen Kapazitäten, die Lohnbuchhaltung intern abzuwickeln. Daher ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Lohnbuchhalter für Unternehmen eine sinnvolle Option, denn dabei werden alle Aufgaben eines internen Lohnbuchhalters übernommen, beispielsweise:
- die Erfassung von Lohndaten
- die Erstellung von Lohnabrechnungen
- die Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
- die entsprechende Meldung an die zuständigen Behörden
Gute Gründe für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung
- Mehr Zeit: Wer die Lohnbuchhaltung auslagert, kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
- Weniger Kosten: Auch wenn die Auslagerung der Lohnbuchhaltung Geld kostet, reduziert sie fast immer die Kosten in der Buchhaltung. Schließlich verursacht die interne Lohnbuchhaltung Kosten für Personal, Hardware, Software und Verwaltung. Wer auslagert kann einen Großteil der Kosten sparen.
- Mehr Sicherheit: Mit dem Outsourcing der Buchhaltung reduzieren Unternehmen das Risiko für Fehler. Auch Fristen werden mit einem externen Dienstleister garantiert eingehalten. Hinzu kommt: Externe Dienstleister haften für die von ihnen erstellte Lohnbuchhaltung. Das senkt das grundsätzliche Risiko.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist das Outsourcing der Lohnbuchhaltung sowohl aus wirtschaftlichen als auch aus haftungsrechtlichen Gesichtspunkten sinnvoll.
Lohnbuchhaltung mit den Steuerberatern der PMPG
Überlassen Sie Ihre Lohnbuchhaltung einfach den Steuerberatern der PMPG. Das spart Zeit, Kosten und gibt Ihnen maximale Sicherheit. Warum PMPG? Weil wir Ihre Lohnbuchhaltung einfach machen.
Unverbindlich Kontakt aufnehmen
Oder informieren Sie sich zur Lohnbuchhaltung mit PMPG.
Die Kosten für die Lohnbuchhaltung
Je nach der Anzahl der Mitarbeitenden und der Komplexität der Lohnabrechnung variieren die Kosten der Lohnbuchhaltung. In der Regel wird die Lohnbuchhaltung beim Steuerberater pro Mitarbeitenden abgerechnet. Zur Bestimmung des Preises für das Outsourcing Ihrer Lohnbuchhaltung wenden Sie sich bitte an die Steuerberater der PMPG.
Lohnbuchhaltung 2024
Die Welt ist digital. Wer am Puls der Zeit bleiben will, sollte sich also auch in Sachen Lohnbuchhaltung digital aufstellen. Digitale Lohnbuchhaltung heißt: Sämtliche personalrelevanten Dokumente werden digital archiviert und dem Steuerberater digital zur Verfügung gestellt. Das schafft Platz, spart Zeit und am Ende Kosten.
Inzwischen gibt es Software, die den Weg zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsangelegenheiten leicht macht. Die Herausforderung ist dabei allerdings, dass sich die Softwarelösungen problemlos in Ihre digitale Umgebung integrieren lassen.
PMPG hilft Ihnen dabei und übernimmt die gesamte Digitalisierung Ihrer buchhalterischen Prozesse. Sparen Sie mit der digitalen Lohnbuchhaltung Zeit und Kosten.
Unverbindlich Kontakt aufnehmen
Betriebsprüfungen der Lohnbuchhaltung sind möglich
Im Rahmen solcher Betriebsprüfungen werden steuerliche und sozialversicherungsrechtlich relevante Sachverhalte untersucht. Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche der Wirtschaftstätigkeit beziehen und von unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden. Vier verschiedene Betriebsprüfungen gibt es allein für die Lohnbuchhaltung:
1. Unfallversicherung: Hier wird die Unfallversicherung geprüft. Zuständig ist die Pensionsversicherungsanstalt.
2. Sozialversicherungsprüfung: Gegenstand der Prüfung sind die Meldungen und Beiträge zur Sozialversicherung. Zuständige Stelle ist der Rentenversicherungsträger.
3. Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Hier sind die Prüfungsgegenstände geldwerte Vorteile und Sachbezüge. Zuständige Stelle ist das Finanzamt.
4. Lohnsteuer-Nachschau und Außenprüfung: Gegenstand der Prüfung ist die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Träger der Prüfung ist das Finanzamt. In diesem Fall ist eine gleichzeitige Außenprüfung durch das Finanzamt und den Träger der Rentenversicherung möglich, da der Arbeitnehmer auf diese Weise in seiner Organisation entlastet werden kann.
Weitere Schwerpunkte der Lohnsteueraußenprüfung sind die Werbungskosten, beispielsweise:
- Reisekosten
- Kosten der doppelten Haushaltsführung
- Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers
Auch verschiedene Geldwerte Vorteile und Sachbezüge werden teilweise genau geprüft und bewertet. Hierzu zählen insbesondere:
- Geschenke an Mitarbeitende
- Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeiern etc.)
- Betriebliche Altersversorgung
- Firmenwagen
Sie möchten sicher in solche Betriebsprüfungen gehen? PMPG übernimmt Ihre professionelle Lohnbuchhaltung und betreut Sie bei Betriebsprüfungen.
Konsequenzen bei fehlerhafter Lohnbuchhaltung
Unbeabsichtigte Fehler in der Lohnbuchhaltung können sowohl weitreichende finanzielle als auch rechtliche Konsequenzen haben. Dazu zählen:
- Strafzahlungen und Bußgelder
- rückwirkende Nachzahlungen an Arbeitnehmer
- rechtliche Konsequenzen in Form von Klage oder Ermittlungsverfahren
- ein beträchtlicher Imageschaden für das Unternehmen
Um diese Risiken zu vermeiden, ist eine sorgfältige und korrekte Lohnbuchhaltung unerlässlich. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister auslagern.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Lohnbuchhaltung
Was ist Lohnbuchhaltung?
Lohnbuchhaltung ist ein Bereich der Buchhaltung, der sich mit der Verwaltung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern von Mitarbeitenden befasst. Dabei besteht die Hauptaufgabe der Lohnbuchhaltung darin, dass die Auszahlung von Lohn und Gehalt gemäß den gesetzlichen Vorschriften pünktlich und vor allem korrekt erfolgt.
Was bedeutet vorbereitende Lohnbuchhaltung?
Eine vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst alle Arbeiten und Maßnahmen, die der eigentlichen Lohnbuchhaltung vorausgehen. Dazu gehört die Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstagen sowie der Lohn- und Gehaltsänderungen. Daher ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein wichtiger Schritt, um eine zeitnahe und vor allem korrekte Lohnabrechnung sicherzustellen.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab. Im Fokus stehen dabei sämtliche Buchhaltungsaspekte, die sich mit den Angestellten befassen. Das Ziel der Finanzbuchhaltung besteht hingegen darin, das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln und somit die Vermögensverhältnisse zu dokumentieren.
Was gehört alles zur Lohnbuchhaltung?
Zur Lohnbuchhaltung gehören verschiedene Aufgaben, um die Abrechnung von Löhnen und Gehältern zu gewährleisten. Hierunter fallen unter anderem:
- die Erfassung von Stammdaten der Mitarbeitenden
- die Berechnung von Lohn und Gehalt unter Berücksichtigung von Zuschlägen und Abzügen
- die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- die Überweisung des Lohns beziehungsweise des Gehalts
- die Meldung an Behörden und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften
Welche Unterlagen braucht man für die Lohnbuchhaltung?
Für eine präzise und korrekte Lohnbuchhaltung sind folgende relevanten Unterlagen unerlässlich. Zu den wichtigsten unternehmensbezogenen Unterlagen gehören:
- die Betriebsnummer
- die Angaben zu Berufsgenossenschaften / Unfallkassen
- die Steuernummer
- die Umsatzsteuer-ID
Zu den wichtigsten mitarbeiterbezogenen Angaben zählen:
- die Personalstammdaten
- Daten zum Arbeitsverhältnis, also Stundenzahl, Entgelt, Urlaubstage etc.
- gegebenenfalls die Arbeitsgenehmigung bei Arbeitnehmenden aus Nicht-EU-Ländern
- die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- gegebenenfalls der Nachweis der Elternschaft
- gegebenenfalls der Schwerbehindertenausweis
- die Sozialversicherungsausweise
- die Steueridentifikationsnummer
- Daten zu vermögenswirksamen Leistungen (VL)
Wer darf Lohnbuchhaltung machen?
Lohnbuchhaltung sollten nur Personen machen, welche über die entsprechenden fachlichen Qualifikationen verfügen. In der Regel sind das Personen, die einen kaufmännischen oder steuerfachlichen Hintergrund haben. Unternehmen lassen ihre Lohnbuchhaltung von Experten auf dem Gebiet des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts durchführen – von internen oder auch externen Lohnbuchhaltern.
Sie suchen einen Job in der Lohnbuchhaltung? PMPG sucht ständig nach talentierten Lohnbuchhalterinnen und Lohnbuchhaltern. Werfen Sie einen Blick auf unsere aktuellen Jobangebote.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in der Lohnbuchhaltung?
Es besteht eine 6-jährige-Aufbewahrungsfrist für:
- Lohnkonten
- Arbeitszeitlisten
- Fahrtenbücher
- Reisekostenabrechnungen
- Freistellungsbescheinigungen
Es besteht eine 10-jährige-Aufbewahrungsfrist für:
- Lohnlisten
- Lohnbelege
- Lohnsteueranmeldungen
- Quittungen für Arbeitslohn, der bar ausgezahlt wurde
Welchen Einfluss haben Zuschläge auf den Stundenlohn?
In manchen Betrieben wird auch am Wochenende oder an Feiertagen gearbeitet.. Der Arbeitnehmer erhält dann in der Regelzusätzlich zu seinem normalen Stundenlohn Feiertags- und Wochenendzuschläge, die sich positiv auf sein Nettoeinkommen auswirken. Diese positive Wirkung auf das Nettoeinkommen resultiert aus der Begünstigung solcher Zuschläge bei der Steuer sowie der Sozialversicherung.
Was kostet die Lohnbuchhaltung pro Mitarbeitenden?
Die Kosten für die Lohnbuchhaltung von Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Das sind unter anderem:
- die Anzahl der Mitarbeitenden
- die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- der Abrechnungszyklus – ob monatlich oder im Quartal
- der Umfang von Zusatzleistungen wie Reisekosten oder Überstundenabrechnungen
Woraus setzen sich Personalkosten zusammen?
Die Kosten für das Personal setzen sich aus den Grundkosten und den Nebenkosten zusammen. Eine zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es, diese korrekt abzurechnen.
- Grundkosten: Diese Kosten stellen das eigentliche Entgelt der Arbeitnehmer dar. Es handelt sich um Zahlungen des Arbeitnehmers für die vom Arbeitgeber geleistete Arbeit.
- Nebenkosten: Dies sind Kosten, die von Unternehmen aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Regelungen übernommen werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um finanzielle Leistungen im Urlaubs- und Krankheitsfall oder um den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zu den Personalzusatzkosten zählen auch freiwillige Leistungen der Arbeitgeber.
Was muss eine Gehaltsabrechnung beinhalten?
Eine Gehaltsabrechnung muss den gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften gemäß dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht entsprechen. Hierbei muss die Gehaltsabrechnung folgende Angaben enthalten:
- Stammdaten des Arbeitnehmers
- Abrechnungszeitraum
- Sozialversicherungsnummer sowie Steuer-ID
- Beschäftigungsart und -zeitraum
- Abzüge und das daraus resultierende Nettoentgelt