Digitalisierung

Hallo PMPG, welches digitale Tool soll ich nehmen, um meine buchhalterischen und steuerlichen Prozesse zu optimieren? Inzwischen gibt es hunderte Tools, die buchhalterische Aufgaben intern aber auch in Richtung Steuerberater verbessern. Allerdings ist es schwierig, in diesem Tool-Dschungel den Überblick zu behalten und herauszufinden, welches Tool am günstigsten, am effizientesten und am besten für die eigene digitale Umgebung ist. Deshalb haben wir eine Übersicht mit geeigneten Tools für Sie zusammengestellt – mit Vorteilen, Nachteilen, Kosten und unserer persönlichen Begutachtung.

Tschüss Aktenberg – hallo Zukunft!

Die Steuerberatung der Zukunft ist digital, weitestgehend papierlos und in vielen Bereichen automatisiert. Und das aus guten Gründen, denn die Digitalisierung von Unterlagen, Belegen und Prozessen spart Zeit, schont Ihre Nerven und macht alle Abläufe rund ums Thema Steuern effizienter. Gerne unterstützen wir Sie bei der digitalen Zusammenarbeit.

Ihre Vorteile:

  • Zeitersparnis durch die Reduzierung manueller Vorgänge mit Hilfe von Schnittstellen und Automatisierung
  • Mehr Sicherheit durch ein GoBD-konformes Langzeitarchiv
  • Mehr Flexibilität durch einen ortsunabhängigen Zugriff
  • Stets aktuelle Auswertungen für die Steuerung Ihres Unternehmens
  • Sichere und verschlüsselte Vermittlung und Verwaltung Ihrer Daten

Es gibt viele digitale Helfer

Als digitale Kanzlei sind wir in Sachen Transformation und Prozessautomatisierung natürlich immer am Puls der Zeit – sowohl bei der technischen Infrastruktur, als auch bei der internen Kompetenzvermittlung. Davon sollen auch unsere Mandant*innen profitieren, indem wir ihnen bei der Implementierung neuer digitaler Tools zur Erleichterung der eigenen buchhalterischen Aufgaben sowie einer einfachen und effizienten Korrespondenz mit dem Steuerberater beratend zur Seite stehen. Denn bei der mittlerweile in großer Zahl zur Verfügung stehender Programme und digitalen Hilfsmitteln ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten und das für die eigenen Zwecke am besten passende Tool zu finden.

Welches Tool passt zu mir?

Wichtig ist neben Effizienz und Zweckmäßigkeit, dass sich die neue Software problemlos in Ihre vorhandene digitale Umgebung integrieren lässt. Hierbei möchten wir Orientierungshilfe leisten, indem wir Ihre digitale Infrastruktur analysieren und anschließend eine entsprechende Empfehlung aussprechen. Damit wir diese Beratungsleitung anbieten können, haben wir intern Mitarbeiter*innen zu Fachassistenten Digitalisierung (FAD) ausgebildet, die Spezialisten für ein oder mehrere Tools sind. Sie sagen Ihnen, wie bestehende Tools noch effizienter genutzt werden oder neue Tools integriert werden können und welche digitalen Hilfsmittel mit DATEV-Schnittstellen es zusätzlich gibt.

Um welche Tools es sich konkret handelt, sehen Sie in unserem Video:

Für jede Anforderung gibt es eine Softwarelösung:

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Die E-Mail ist ein unsicherer Versandweg und Speicherort für digitale Inhalte
Belege, Rechnungen und vertrauliche Dokumente werden zwar häufig digital an den Steuerberater übermittelt, aber meistens per E-Mail. Dieser Weg entspricht jedoch nicht den rechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und ist zudem ineffizient, da es keine gemeinsame Austauschplattform mit dem Empfänger gibt.
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PMPG-Tresor-Cloud
Die Cloud-Lösung ist ein sicherer, DSGVO-konformer Ort für vertrauenswürdige Dokumente und optimiert die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Die Server befinden sich in Deutschland.
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Mühsamer Abruf von Rechnungen aus Online-Portalen
Häufig fehlen Belege und Rechnungen für die Steuererklärung. Diese müssen dann zeitaufwendig gesucht oder heruntergeladen und nachgereicht werden – und die Abgabefrist für die Erklärung rückt immer näher.
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Invoicefetcher
Damit können Sie Ihr Rechnungs- und Belegarchiv ganz einfach digital und effizient organisieren.
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Digitale Belege, aber analoge Freigabe
Auch im analogen Zeitalter ist es in vielen Unternehmen noch gängige Praxis, dass digitale Rechnungen und Belege ausgedruckt, abgestempelt und unterzeichnet werden. Dieser Medienbruch ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und ineffizient.
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Flowwer
Mit diesem Tool können Sie digitale Rechnungen ganz einfach digital freigeben – auch mehrere am Freigabeprozess beteiligte Personen.
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Leidige Zettelwirtschaft bei mitarbeiterbezogenen Ausgaben
Egal ob Spesen, Reiskosten oder der Bewirtungsbeleg für das Team-Essen – wenn Mitarbeiter*innen Ausgaben rückerstattet bekommen möchten, reichen sie hierfür meist Belege ein und müssen ggf. sogar noch einen firmeninternen Fragebogen ausfüllen. Und das bereitet nicht nur der Buchhaltung zusätzliche Arbeit.
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Pleo Firmenkarte
Die „smarte Kreditkarte“ ist budgetiert und kann individuell für jeden Nutzer angepasst werden.
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Papierchaos bei der Reisekostenabrechnung
Wer die Kosten für eine Dienstreise erstattet haben möchte, reicht in der Regel sämtliche Quittungen, Rechnungen, Belege wie Parkticket oder Fahrkarte in Papierform bei der Buchhaltung ein. Und dort entsteht dadurch ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
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Circula
Die intelligente Reisekosten-App Circula bietet alle notwendigen Funktionen für eine rechtssichere und schnelle Abrechnung der Reisekosten.
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Per E-Mail Anhang erhaltene Rechnungen und Belege aufwändig ausdrucken, abspeichern und weiterleiten
Wenn Rechnungen von anderen Unternehmen und Dienstleistern oder steuerlich relevante Belege per E-Mail bei Ihnen ankommen, werden diese häufig noch ausgedruckt, in einem Pendelordner abgeheftet, um sie dann an die Buchhaltung weiterzugeben. Das ist sehr umständlich, verbraucht Papier und kostet Zeit.
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DATEV Upload Mail
Mit DATEV Upload Mail können Sie digitale Belege direkt per Mail an DATEV Unternehmen Online weiterleiten – ganz ohne speziellen LogIn.
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Zeitaufwändige Personaldatenerfassung per Papierformular
Die Stammdatenerfassung neuer Mitarbeiter*innen ist oft mühsam und birgt ein gewisses Fehlerpotenzial, wenn handschriftlich erfasste Daten falsch zugeordnet oder gelesen werden. Das erfordert häufig Nachfragen und erhöht den administrativen Aufwand erheblich.
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Fastdocs

Mit der Software „Fastdocs“ profitieren Sie von einer schnellen, einfachen und fehlerfreien digitalen Erfassung sämtlicher Stammdaten neuer Mitarbeiter*innen.
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Aufwändiges Rechnungsmanagement
In vielen Unternehmen ist es noch gängige Praxis, dass jede Rechnung einzeln angewiesen wird. Und das nimmt oft viel Zeit in Anspruch.
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DATEV Zahlungsverkehr

Mit dem Modul DATEV Zahlungsverkehr – das Bestandteil von DATEV Unternehmen Online ist – können Sie Ihr Rechnungswesen großteils automatisieren.
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Rechnungen werden in Word oder Excel geschrieben
Viele Unternehmen erstellen Rechnungen mit Word oder Excel. Das ist nicht nur umständlich, sondern erfüllt auch nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen digitalen Buchführung – z. B. die fortlaufende Rechnungsnummer.
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LexOffice
Mit Lexoffice können Sie Rechnungslayouts wie gewohnt individuell erstellen. Nach Fertigstellung erfolgt ein automatischer Versand an Debitoren.
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Tagesabschluss Kasse per Handzettel
Auch in digitalen Zeitalter ist es mitunter noch gängige Praxis, dass die abendliche Kassenabrechnung handschriftlich erfolgt. Das ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern birgt auch Risiken.
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DATEV Kassenarchiv Online
Mit dem Kassenarchiv Online ist der Tagesabschluss schnell erledigt und Sie können bei einer Betriebsprüfung sicher sein, dass alle Zahlungseingänge korrekt verbucht sind.

Für alle Probleme bei der Digitalisierung haben wir die passende Lösung!

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