Wir setzen auf eine digitale Steuerberatung

Belege, Rechnungen und vertrauliche Dokumente werden zwar häufig digital an den Steuerberater übermittelt, aber meistens per E-Mail. Dieser Weg entspricht jedoch nicht den rechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und ist zudem ineffizient, da es keine gemeinsame Austauschplattform mit dem Empfänger gibt.

Häufig fehlen Belege und Rechnungen für die Steuererklärung. Diese müssen dann zeitaufwendig gesucht oder heruntergeladen und nachgereicht werden – und die Abgabefrist für die Erklärung rückt immer näher.

Auch im digitalen Zeitalter ist es in vielen Unternehmen noch gängige Praxis, dass digitale Rechnungen und Belege ausgedruckt, abgestempelt und unterzeichnet werden. Dieser Medienbruch ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und ineffizient.

Egal ob Spesen, Reiskosten oder der Bewirtungsbeleg für das Team-Essen – wenn Mitarbeiter*innen Ausgaben rückerstattet bekommen möchten, reichen sie hierfür meist Belege ein und müssen ggf. sogar noch einen firmeninternen Fragebogen ausfüllen. Und das bereitet nicht nur der Buchhaltung zusätzliche Arbeit.

Wer die Kosten für eine Dienstreise erstattet haben möchte, reicht in der Regel sämtliche Quittungen, Rechnungen, Belege wie Parkticket oder Fahrkarte in Papierform bei der Buchhaltung ein. Und dort entsteht dadurch ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Wenn Rechnungen von anderen Unternehmen und Dienstleistern oder steuerlich relevante Belege per E-Mail bei Ihnen ankommen, werden diese häufig noch ausgedruckt, in einem Pendelordner abgeheftet, um sie dann an die Buchhaltung weiterzugeben. Das ist sehr umständlich, verbraucht Papier und kostet Zeit.

In vielen Unternehmen ist es noch gängige Praxis, dass jede Rechnung einzeln angewiesen wird. Und das nimmt oft viel Zeit in Anspruch.

Viele Unternehmen erstellen Rechnungen mit Word oder Excel. Das ist nicht nur umständlich, sondern erfüllt auch nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen digitalen Buchführung – z. B. die fortlaufende Rechnungsnummer.

Auch in digitalen Zeitalter ist es mitunter noch gängige Praxis, dass die abendliche Kassenabrechnung handschriftlich erfolgt. Das ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern birgt auch Risiken.