Digitale Finanzbuchhaltung

Digitale Buchhaltung: wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und was das für Ihr Unternehmen bringt

Die Zukunft der Buchhaltung ist digital – und das aus gutem Grund: Die digitale Buchführung spart Zeit und Kosten, gibt mehr Flexibilität, garantiert Datensicherheit und schützt obendrein die Umwelt.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren und warum die digitale Buchführung sinnvoll ist.

Was bedeutet digitale Buchführung?

Im Rahmen der digitalen Buchhaltung werden alle eingehenden und ausgehenden Belege, Rechnungen und Dokumente digitalisiert. So werden Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und per Post verschickt, sondern direkt per E-Mail an die Empfängeradresse gesendet. Ihr Finanzteam kommt mit der digitalen Buchhaltung also ganz ohne Papier aus.
Hinzu kommt: Die Digitalisierung ermöglicht automatisierte Buchungen und bildet die Basis für automatisierte Auswertungen.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

• Mehr Zeit: Die Automatisierung von Prozessen spart spürbar Zeit und gibt Ihnen mehr Kapazität für Ihr Kerngeschäft.
• Flexibler und ortsunabhängiger Zugriff auf die Buchhaltung: Die digitale Buchhaltung ermöglicht Ihnen jederzeit Zugriff auf alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mahnungen oder andere Belege. Das macht die Arbeit für Ihr Finanzteam besonders unkompliziert.
• Transparenz für alle Beteiligten: Änderungen und Arbeitsschritte werden zentral dokumentiert und sind damit für alle Beteiligten jederzeit übersichtlich zugänglich.
• Datensicherheit: Die digitale Buchführung bietet ein hohes Maß an Sicherheit, sowohl was die Daten selbst angeht als auch (Übertragungs-)Fehler.
• Mehr Kontrolle: Mit der digitalen Buchhaltung haben Sie Einblick in Echtzeit in die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. So wissen Sie jederzeit, wie es um Ihr Unternehmen steht.
• Mehr Platz: Papierlose Büros verschaffen mehr Platz auf Schreibtischen und in Schränken.
• Buchhaltungskomponenten sind jederzeit aktuell: Entsprechende Systeme helfen, die technischen und steuerrechtlichen Buchhaltungskomponenten aktuell zu halten.
• Grundlage für automatisierte Buchhaltung und Belegverarbeitung: In Zeiten von KI sind auch Automatisierungsprozesse immer häufiger Praxis. Mit der digitalen Buchhaltung legen Sie den Grundstein für Automatisierungen.
• Bessere Entscheidungen: Digitale Workflows verkürzen Prozessketten und erlauben einen tagesaktuellen Einblick. Die digitale FiBu verbessert so die Entscheidungsfindung Ihres Unternehmens.
• Weniger Kosten: Am Ende spart die digitale Finanzbuchhaltung Kosten, indem sie Prozesse verschlankt und die Buchhaltung sowie Steuerberatung erleichtert.

Die Herausforderungen der digitalen Buchhaltung

• Höhere Kosten zu Beginn: Anfänglich verursacht die digitale Buchhaltung höhere Kosten für neue Soft- und Hardware sowie für die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeitenden.
• Sorgfältige Einarbeitung nötig: Mitarbeitende des Finanzteams müssen sorgfältig eingearbeitet werden. Das kostet Zeit und Geld.
• Höherer Aufwand für Datensicherheit: Die digitale Buchführung erhöht den Aufwand für die Datensicherheit. Bitte beachten Sie aber auch: Mit der digitalen FiBu sind Ihre Daten vor Einbruch, Brand und Diebstahl geschützt.

Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?

1. Mitarbeitende und Steuerberater einbeziehen

Bereiten Sie Ihr Team auf die Umstellung vor und gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie Ihren Steuerberater einbeziehen.

Die Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden dient auch dazu, gemeinsam zu beurteilen, welche Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können, welche Aufgaben sich verändern, also hinzukommen oder wegfallen.

Ihr Steuerberater hilft Ihnen dabei und informiert Sie darüber, welche Abläufe sich durch die Digitalisierung verändern. Stimmen Sie auch mit Ihrem Steuerberater ab, welche Prozesse zukünftig von Ihnen intern übernommen werden und welche der Steuerberater (weiterhin) übernimmt.

2. Hardware und Software anschaffen

Während sich der Kauf der Hardware (eines Dokumentenscanners) recht einfach gestaltet, ist die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware etwas aufwendiger.

Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware sind unter anderem:

• Einfaches Importieren von Belegen und Verknüpfung mit dem Buchungssatz
• Integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Volltextindizierung der Belege
• GoBD-konforme Archivierung
• Protokollierung von Änderungen und Bearbeitungen im Sinne der Verfahrensdokumentation
• Standardisierte ELSTER- und DATEV-Schnittstelle
• Schnittstelle zum Steuerberater
• Erstellung von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

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3. Software implementieren und Schnittstellen einrichten

Mit der Implementierung der Software ist auch die fehlerfreie Integration in vorhandene Systeme (Warenwirtschaftssystem, Fakturierungs- und Lohnprogramme usw.) wichtig. Ziel ist eine digitale Datenübernahme ohne Informationsverluste. Wichtig: Alle Systeme müssen GoBD-konform sein.

4. Mitarbeitende schulen und einarbeiten

Mit der Digitalisierung müssen sich neue Prozesse und Routinen etablieren. Damit die digitale Buchhaltung gelingt, müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden sorgfältig in neue Programme und Workflows einarbeiten.

5. Papierbelege einscannen

Wer im laufenden Geschäftsjahr auf die digitale Buchhaltung umstellt, sollte analoge Belege einscannen, nach GoBD abspeichern und mit den digitalen Belegen zusammenführen.

Gewusst: Papierbelege können vernichtet werden, wenn ein lückenloser und zuverlässiger Prozess (Eingang, Digitalisierung, Vernichtung, Übermittlung und Archivierung der Belege) sichergestellt werden kann.

Ganz wichtig: steuerliche Vorgaben der GoBD und der Verfahrensdokumentation beachten

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, regeln die digitale Finanzbuchhaltung und stellen bestimmte Anforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, Kontrolle und Verfahrensdokumentation.

Geschäftsvorfälle müssen nach GoBD:

• nachvollziehbar,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht sowie
• geordnet und unverfälscht

abgebildet und aufbewahrt werden.

Bitte beachten Sie: Die GoBD werden regelmäßig überarbeitet und angepasst. Wer sich nicht an die Regeln der GoBD hält und vom Finanzamt geprüft wird, muss mit Steuernachzahlungen, Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn oder sogar einer Meldung des Unternehmens an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt rechnen.

Hinzu kommt die Pflicht zur Verfahrensdokumentation. Mit ihr sollen die Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Sicherheit der digitalen Belege sichergestellt werden.

Dazu müssen Unternehmen jedes Datenverarbeitungsprogramm dokumentieren und auflisten. Die Auflistung muss Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig, schlüssig und übersichtlich zeigen.

Wir machen die digitale Buchhaltung einfach: Digitalisierung mit PMPG

Mittlerweile gibt es viele Programme, die den Weg zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung vereinfachen. Neben Effizienz und Zweckmäßigkeit ist es vor allem wichtig, dass sich die neuen Softwarelösungen problemlos in Ihre vorhandene digitale Umgebung integrieren lassen. PMPG hilft Ihnen dabei.

Wir zeigen Ihnen, welche digitalen Lösungen zu Ihnen passen, transformieren und automatisieren Ihre Prozesse und unterstützen Sie auch bei der Einarbeitung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden.

Statt auf Standardpakete setzen wir auf individuelle Lösungen – damit Ihre Buchhaltung effizienter wird.
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