E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen wissen müssen

Stand: September 2026

Die E-Rechnung ist im Unternehmensalltag angekommen. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten dagegen noch Übergangsfristen. Doch auch diese laufen schrittweise aus.

Spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze zum Standard. Für viele Unternehmen greift die Pflicht zur Ausstellung allerdings bereits ab dem 1. Januar 2027.

Was bedeutet das konkret? Wer ist betroffen? Welche Fristen gelten? Reicht eine PDF-Rechnung noch aus? Und was müssen Kleinunternehmer beachten? Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch elektronisch verarbeitet werden kann.

Eine klassische PDF-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Sie ist zwar digital, enthält aber keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt deshalb seit 2025 umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung“.

Die E-Rechnung geht damit einen entscheidenden Schritt weiter: Rechnungsdaten können unmittelbar von Buchhaltungs- und ERP-Systemen eingelesen und weiterverarbeitet werden. Manuelle Arbeitsschritte lassen sich dadurch reduzieren.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Das Rechnungsformat muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser kompatibel sein. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert:

XRechnung: Die Rechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Anders als bei einer klassischen PDF ist die Rechnung daher nicht unmittelbar für das menschliche Auge lesbar. Zur Darstellung kann ein entsprechender Viewer genutzt werden.

ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Dabei sind für steuerliche Zwecke die strukturierten Daten maßgeblich.

Auch andere Formate können zulässig sein, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Regelungen betreffen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Als Unternehmer gelten dabei nicht nur klassische Gewerbebetriebe oder Kapitalgesellschaften. Auch Selbständige und Freiberufler können betroffen sein. Entscheidend ist außerdem, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Maßgeblich können insbesondere Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte sein.

Rechnungen an private Endverbraucher – sogenannte B2C-Umsätze – fallen nicht unter die neue E-Rechnungspflicht.

Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Inländische Unternehmen müssen seitdem technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Versand: Während für das Ausstellen von E-Rechnungen Übergangsfristen gelten, gibt es für die Empfangsbereitschaft keine entsprechende Übergangsfrist.

Unternehmen sollten deshalb schon heute sicherstellen, dass E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern intern auch richtig zugeordnet, geprüft, verarbeitet und archiviert werden können.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregelungen.

Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen für inländische B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören beispielsweise Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen.

Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei den betroffenen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 von der Übergangsregelung Gebrauch machen.

Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.

Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gibt es?

Nicht jeder Umsatz muss über eine E-Rechnung abgerechnet werden. Ausnahmen bestehen unter anderem für:

• Rechnungen an private Endverbraucher,
• bestimmte steuerfreie Umsätze,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• bestimmte Leistungen an nichtunternehmerisch tätige juristische Personen.

Ob eine Ausnahme greift, sollte im Einzelfall geprüft werden.

Müssen auch Ärzte, Vermieter oder andere Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Auch Personen und Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, können umsatzsteuerlich Unternehmer sein.

Das Bundesfinanzministerium nennt beispielsweise Ärzte oder Vermieter von Wohnungen. Auch sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Ob sie selbst eine E-Rechnung ausstellen müssen, ist davon getrennt zu betrachten. Für viele steuerfreie Umsätze besteht keine entsprechende Verpflichtung.

Ist eine PDF-Rechnung noch zulässig?

Eine einfache PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition mehr. Sie gilt als „sonstige Rechnung“.

Während der Übergangsfristen kann eine PDF-Rechnung für betroffene B2B-Umsätze allerdings weiterhin zulässig sein. Bei elektronischen sonstigen Rechnungen ist dafür die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist reicht eine einfache PDF bei einem Umsatz, für den die E-Rechnung verpflichtend ist, nicht mehr aus.

Muss mein Kunde dem Empfang einer E-Rechnung zustimmen?

Bei Umsätzen, für die die gesetzliche E-Rechnungspflicht gilt, ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Das unterscheidet die E-Rechnung von einer sonstigen elektronischen Rechnung, beispielsweise einer einfachen PDF während der Übergangsphase. Für deren elektronische Übermittlung ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Wie werden E-Rechnungen versendet?

Der Gesetzgeber schreibt für den B2B-Bereich keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Eine E-Rechnung kann beispielsweise

• per E-Mail,
• über eine elektronische Schnittstelle,
• über ein Rechnungsportal oder
• über einen gemeinsamen elektronischen Speicherort

bereitgestellt werden. Entscheidend ist, dass das vorgeschriebene strukturierte Rechnungsformat erhalten bleibt.

Brauche ich für E-Rechnungen eine Leitweg-ID?

Im normalen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nein. Die Leitweg-ID spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine Rolle. Für den B2B-Bereich ist sie nicht erforderlich. Bei Rechnungen an Behörden sind zusätzlich die besonderen Vorgaben für den B2G-Bereich zu beachten.

Was gilt bei Barzahlungen und Geschäftsessen?

Auch eine Barzahlung schließt die E-Rechnungspflicht nicht automatisch aus. Das kann beispielsweise bei einem Geschäftsessen oder beim betrieblichen Einkauf in einem Baumarkt relevant werden. Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro und sind die weiteren Voraussetzungen erfüllt, kann eine E-Rechnung erforderlich sein. In der Praxis kann beispielsweise zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt und anschließend eine entsprechende E-Rechnung übermittelt werden.

Wie kann ich eine XRechnung lesen?

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und sieht deshalb nicht wie eine klassische Rechnung aus. Um sie für das menschliche Auge lesbar zu machen, wird ein entsprechender Viewer benötigt. Neben verschiedenen Softwarelösungen bietet auch die Finanzverwaltung über ELSTER einen E-Rechnungsviewer an.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist zusätzlich eine lesbare Darstellung vorhanden. Wichtig: Weichen die sichtbare Darstellung und die strukturierten Rechnungsdaten voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Es reicht deshalb nicht aus, eine eingegangene XML-Rechnung lediglich in eine PDF-Datei umzuwandeln und anschließend nur die PDF aufzubewahren. Der strukturierte Originaldatensatz muss erhalten bleiben. Darüber hinaus sind die Anforderungen der GoBD an die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Unterlagen zu berücksichtigen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Hier muss zwischen Empfang und Ausstellung unterschieden werden. Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Leistungen von Kleinunternehmern dagegen ausgenommen. Sie dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, kann jedoch auch die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greifen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die Umstellung ist zunächst mit organisatorischem und gegebenenfalls technischem Aufwand verbunden. Gleichzeitig bietet die E-Rechnung erhebliches Potenzial für die Digitalisierung des Rechnungswesens.

Strukturierte Rechnungsdaten können automatisch verarbeitet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise

• manuelle Dateneingaben reduzieren,
• Übertragungsfehler vermeiden,
• Rechnungsprüfungen beschleunigen,
• Freigabeprozesse digitalisieren und
• Rechnungen effizienter an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Unternehmen sollten die E-Rechnung deshalb nicht ausschließlich als gesetzliche Verpflichtung betrachten, sondern die Umstellung nutzen, um bestehende Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse zu überprüfen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Gerade mit Blick auf die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027 sollten Unternehmen ihre Prozesse spätestens jetzt überprüfen. Dabei sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

• Können wir E-Rechnungen zuverlässig empfangen?
• Wer überwacht den Rechnungseingang?
• Kann unsere Software XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeiten?
• Werden die strukturierten Originaldaten ordnungsgemäß archiviert?
• Kann unsere Rechnungssoftware selbst gesetzeskonforme E-Rechnungen erzeugen?
• Welche unserer Ausgangsumsätze fallen unter die E-Rechnungspflicht?
• Ab welchem Zeitpunkt müssen wir selbst verpflichtend E-Rechnungen ausstellen?
• Sind Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse entsprechend vorbereitet?

Wer bislang lediglich ein E-Mail-Postfach für den Empfang eingerichtet hat, erfüllt damit zwar die technische Mindestvoraussetzung. Für einen effizienten Rechnungsprozess ist das jedoch nur der erste Schritt.

E-Rechnung mit DATEV: digitale Prozesse sinnvoll nutzen

Für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, lässt sich die E-Rechnung direkt in digitale Buchhaltungsprozesse integrieren. Mit DATEV Unternehmen online können Belege und Rechnungen digital bereitgestellt, bearbeitet und mit uns ausgetauscht werden. Für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen stehen ebenfalls entsprechende DATEV-Lösungen zur Verfügung.

Der Vorteil liegt nicht allein darin, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Richtig umgesetzt kann die E-Rechnung dazu beitragen, den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Verbuchung deutlich effizienter zu gestalten.

Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur das Format einer Rechnung. Sie wirkt sich auf Rechnungsstellung, Rechnungseingang, Buchhaltung, Archivierung und bestehende digitale Prozesse aus.

Wir unterstützen Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen richtig einzuordnen und Ihre Prozesse rechtzeitig auf die kommenden Verpflichtungen vorzubereiten.