Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sieht der Gesetzgeber ab dem 1. Januar 2025 ein elektronisches Rechnungsformat für steuerpflichtige B2B-Umsätze in Deutschland vor. Dabei gilt eine per E-Mail versendete Rechnung als PDF-Datei nicht als E-Rechnung, weil sie keine strukturierten Daten enthält. Zudem müssen alle Unternehmen ab Januar 2025 auch technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – auch wenn sie selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen. Je nach Unternehmensgröße und der vorhandenen IT-Ausstattung kann die Umstellung auf ein gesetzeskonformes Rechnungswesen mit einem größeren Ressourcen- und Zeitaufwand verbunden sein. Deshalb ist es ratsam, das Projekt frühzeitig in Angriff zu nehmen. In anderen EU-Staaten wie Italien, Spanien oder Frankreich gelten die Regelungen übrigens schon seit 2019. Rechnungen an Privatkunden sind von den neuen Vorgaben nicht betroffen. Es besteht auch künftig keine E-Rechnungspflicht für steuerfreie Leistungen und Lieferungen sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

 

Das bedeutet eine gesetzeskonforme E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung muss nach einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, so dass eine elektronische Weiterverarbeitung möglich ist. Durch die vorgeschriebenen XML-Formate sollen strukturierte Daten geliefert werden, die maschinenlesbar sind und von digitalen Tools direkt erfasst und ausgelesen werden können.

Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung sowie einer Syntax-Liste entsprechen.

 

XRechnung und ZUGFeRD 2.x werden verpflichtende Formate

Die bereits einsetzbaren Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm schon heute. Innerhalb der EU gibt die sogenannte XRechnung weitestgehend die Richtlinien vor. Das in Deutschland schon verwendete ZUGFeRD-Format erfüllt ebenfalls die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Bei beiden Formaten sind auf Empfängerseite keine weiteren manuellen Arbeitsschritte wie Ausdrucken, Scannen oder Weiterleitung zur Belegprüfung nötig. Somit wird auch das Risiko von Bearbeitungsfehlern gesenkt und der Arbeitsaufwand reduziert.

 

Hinweis

Ein strukturiertes elektronisches Format der E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden. Es müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EU-Norm entspricht.

 

Es gibt gestaffelte Übergangsfristen

Grundsätzlich ist eine elektronische Rechnungstellung ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Allerdings hat der Gesetzgeber aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen mehrere Übergangsregelungen bis einschließlich 2027 vorgesehen. So dürfen bis Ende des Jahres 2026 weiterhin Papierrechnungen verschickt werden – auch elektronische Rechnungen, die nicht den strukturellen Formatvorgaben entsprechen. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Diese Vereinbarung kann auch bis Ende 2027 gelten, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 EUR nicht überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 dürfen im B2B-Bereich nur noch E-Rechnungen versendet werden, die den Vorgaben der E-Rechnungspflicht entsprechen.

 

Wir empfehlen Ihnen eine zeitnahe Umstellung

Die elektronische Rechnungstellung automatisiert die Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten und macht das Rechnungswesen insgesamt effizienter. Um Ihrer Rechnungspflicht sowie den geforderten strukturellen Formaten auch in Zukunft gerecht zu werden, empfehlen wir Ihnen einen zeitnahen Umstieg auf DATEV Unternehmen Online. Das hat auch den Vorteil, dass damit alle Rechnungen an einem Platz archiviert werden und der Datenaustausch zwischen Ihnen und uns ebenso reibungslos wie einfach funktioniert. Für das Schreiben und den Versand von Rechnungen nach EU-Norm EN 16931 können Sie DATEV Auftragswesen next nutzen. Das bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie bislang noch kein Tool für die Rechnungsschreibung verwenden.

 

Wir sind für Sie da!

Wenn Sie Fragen zur künftigen E-Rechnungsstellung haben oder eine maßgeschneiderte Beratung hierzu wünschen, wenden Sie sich gerne an uns.