Kassen-Nachschau
Wir sorgen dafür, dass Sie nicht abtauchen müssen
Seit dem 1. Januar 2018 gilt in Deutschland für jedes Geschäft, das mit Bargeld verkehrt, die Kassen-Nachschau. Auch Gastronomiebetriebe sind davon nicht verschont. Finanzbeamte können jederzeit in Restaurants, Bistros und Lokalen eine Kassenprüfung durchführen – und das völlig unangekündigt. Gleichzeitig sind die Betreiber dazu verpflichtet, sämtliche elektronische Kassendaten umgehend zur Prüfung vorzulegen. Wir verraten Ihnen, was die Kassen-Nachschau für Sie bedeutet und wie Sie sich für diesen Fall richtig rüsten!
Was die Pflicht zur Kassen-Nachschau für Sie bedeutet
Wie der Name Kassen-Nachschau schon ahnen lässt, liegt der Fokus der Gesetzgebung auf dem Bargeldverkehr. Betroffen ist jedes Geschäft, das in irgendeiner Form eine Kasse führt – und sei es auch nur ein Geldfach im Ladentresen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind Gastronomiebetreiber und Einzelhändler verpflichtet, alle Aufzeichnungen, Bücher und andere Organisationsunterlagen zur Prüfung vorzulegen. Unabhängig, ob diese in Schriftform oder elektronisch vorgehalten werden. Ein Recht auf Verweigerung oder Vertagung besteht nicht: Wer zur Durchsicht gebeten wird, der muss diesem Anliegen auch folgen.
Vorsicht vor Stolperfallen
Allerdings hält die Kassen-Nachschau einige Stolpersteine bereit. Der erste liegt darin, dass der Prüfer sich zunächst nicht ausweisen muss. Er kann unbehelligt die Kasse und ihre Handhabung beobachten, sofern sich diese in Räumen befindet, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. Selbst einen Testkauf kann der Prüfer anonym durchführen.
Auch Fragen nach dem Geschäftsführer sind ohne Ausweis zulässig. Und mehr noch: Die Beobachtung der Kasse muss nicht am selben Tag stattfinden wie die eigentliche Kassen-Nachschau. Erst wenn er sich die Kasse anschauen oder für die Öffentlichkeit nicht zugängliche Räume betreten möchte, muss er seinen Ausweis vorlegen. Sollte es dann Grund zur Beanstandung geben, darf er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Und diese Außenprüfung, bei der Sie auch alles jenseits der Kassendokumentation offenlegen müssen, ist im Fall einer sogenannten „Totalverweigerung“ nicht weit. Sie tritt auch in Kraft, wenn der Inhaber ablehnt, Einblicke in seine Kasse zu gewähren.
Anwesenheitspflicht, Dokumentation und Daten – das müssen Sie beachten
Generell sollten Inhaber von Gastrobetrieben oder Unternehmen ihre Pflichten bei der Kassen-Nachschau sehr ernst nehmen. Es ist immer besser, wenn Sie als Steuerzahler bei der Kassen-Nachschau anwesend sind. Denn sollten Sie nicht vor Ort sein, aber andere Personen, von denen die Prüfer annehmen, dass diese über alle wesentlichen Zugangs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, müssen diese Personen den Inhaber bei der Prüfung vertreten. Das eigene Personal frühzeitig zu schulen und immer auf dem neuesten Stand zu halten, hat also hohe Priorität. Ansonsten gilt: Gehen Sie immer sorgfältig vor, dokumentieren Sie Ihre Zahlungsvorgänge und halten Sie alles bereit!
Denn die Prüfungs-Palette ist groß: Ob das Kassenbuch richtig geführt wird, ob alle Zahlungsvorgänge über das Kassenbuch erfasst werden, ob eine Organisationsdokumentation des Unternehmens vorliegt und ob die Kasse kassensturzfähig ist – das alles interessiert den Prüfer. Seiner Einsichtnahme – und auch dem Gebrauch von Fotoapparaten – sind dabei keine Grenzen gesetzt. Behalten Sie aber immer im Auge: Ein GDPdU-Export ist nicht notwendig. Gastronomen und Unternehmer müssen lediglich die Kassen-Nachschau-relevanten Daten der letzten drei bis maximal sechs Monate übergeben, also Kasseneinzeldaten, Stornodateien, Dateien über Lieferscheine und Faktura.
Seit 2020 darf der Prüfer die Daten selbst speichern
Seit 2020 gilt zudem die sogenannte digitale Schnittstelle. Diese Datensatzbeschreibung standardisiert den Datenexport von dem Speichermedium zum Prüfer. Außerdem stellt sie eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Daten sicher – unabhängig vom Kassen-Programm des Herstellers.
Vorbereitung ist alles!
Die Kassen-Nachschau hält also einige Tücken bereit. Unsere Handlungsempfehlung lautet umso mehr: Seien Sie vorbereitet! Wir raten Ihnen, die Verfahrensdokumentation des Herstellers, aber vor allem auch Ihre eigene Verfahrensdokumentation sowie das Handbuch auf einem Speichermedium zu bevorraten. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass diese im Falle einer Prüfung als Ihre Stellvertreter agieren müssen, wenn Sie nicht vor Ort sind – und das mit allen Rechten, aber eben auch Pflichten. Zur eigenen Absicherung sollten Sie sich darüber hinaus immer den Dienstausweis des Prüfers zeigen lassen. Während der Prüfung dürfen Sie jederzeit einen Anwalt oder Steuerberater hinzuziehen. Ein Recht, von dem Sie Gebrauch machen sollten.