Betriebsprüfung: stressfrei, verständlich, transparent
Wenn das Finanzamt den Besuch zur Betriebsprüfung anmeldet, sorgt das bei vielen Gründern, Selbstständigen und Unternehmen für Nervosität. Insbesondere Gastronomen fürchten den Einblick in die internen Unterlagen der Buchhaltung. Doch wer sich an die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) hält, ordentlich und regelmäßig seinen Jahresabschluss erstellt und seine Steuern zuverlässig abführt, kann der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
Verständlich und transparent führt Sie unser Experten-Team durch Ihre Betriebsprüfung. PMPG hilft Ihnen dabei, Ihre Betriebsprüfung stressfrei und souverän zu meistern und befreit Sie von lästigem Papierkram. Damit Sie mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: Ihr Kerngeschäft.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung bezeichnet eine vom Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung vorzunehmende Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte eines Unternehmens sowie sämtlicher Meldungen zur Sozialversicherung. Eine derartige Untersuchung bildet neben der Steuerfahndung den stärksten Eingriff in die Rechte eines Steuerzahlers. Aus diesem Grund gelten für die Durchführung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt besondere Vorschriften und Voraussetzungen. Diese sind in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) festgelegt. Je nach Art kann die Betriebsprüfung mit oder ohne Vorankündigung stattfinden.
Wichtige Betriebsprüfungsarten des Finanzamts:
1. Außenprüfung: Dazu gehören die Gesamtkontrollen aller Steuerarten durch das Finanzamt sowie Sonderprüfungen der Umsatz- oder Lohnsteuer. Außenprüfungen erfolgen mit Vorankündigung.
2. Nachschau: Diese können die Lohnsteuer, die Umsatzsteuer sowie die Kasse betreffen und erfolgen ohne Vorankündigung.
Was wird in der Betriebsprüfung geprüft?
Das Finanzamt prüft bei der Betriebsprüfung alle Steuerarten, mit denen Sie als Unternehmer zu tun haben: Werden Mehrwertsteuer und Vorsteuer richtig berechnet? Wurde die Lohnsteuer der Angestellten richtig abgeführt? Eine festgelegte Person, der sogenannte Betriebsprüfer, kommt dafür über einen bestimmten Prüfungszeitraum in Ihren Betrieb und prüft alle Akten und Unterlagen Ihrer Buchhaltung. Alternativ kann die Betriebsprüfung auch im Finanzamt erfolgen oder beim steuerlichen Berater.
Warum kommt es zur Betriebsprüfung?
Grundsätzlich geht es dem Finanzamt darum, steuerrelevante Sachverhalte zu klären. Dafür bedarf es keiner bestimmten Gründe oder Verdachtsmomente. Im Umkehrschluss bedeutet das: Eine Betriebsprüfung kann jeden treffen – jederzeit. Darüber hinaus gibt es aber auch besondere fallbezogene Außenprüfungen, wenn beispielsweise Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten Ihrer Steuererklärung bestehen.
Mögliche Gründe für eine Betriebsprüfung:
• Es gibt Unstimmigkeiten bei Umsatz und Gewinn.
• Die Umsätze unterliegen starken Schwankungen.
• Die Zahlen Ihres Unternehmens weichen stark von den Durschnitts- und Richtwerten dieser Branche ab.
• Ihr Unternehmen geht nur sehr unregelmäßig den steuerlichen (Zahlungs-)Verpflichtungen nach.
Beachten Sie: Einige Fälle landen aber auch per Zufallsprinzip auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers.
Wie häufig hat man eine Betriebsprüfung?
Wie oft ein Betrieb geprüft wird, ist abhängig von der Unternehmensgröße, der wirtschaftlichen Zuordnung und der Betriebsart. In der sogenannten Betriebsprüfungsordnung legt das Bundesfinanzministerium (BMF) hierzu in regelmäßigen Abständen die Kriterien für die Größenklassen von Betrieben neu fest. Die Unterteilung erfolgt in Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großbetriebe. Die maßgeblichen Unterschiedsmerkmale sind hierbei Betriebsart, Umsatz und Gewinn.
Wie läuft die Betriebsprüfung ab?
Jede Betriebsprüfung verläuft in drei Phasen:
1. Ankündigung
2. Prüfung
3. Schlussbesprechung
1. Die Ankündigung der Betriebsprüfung
Grundsätzlich melden sich Betriebsprüfer (mit Ausnahmen der Nachschauen) schriftlich mit einem Termin an. Diese offizielle und wirksame Anordnung einer Betriebsprüfung bezeichnet man auch als Prüfungsanordnung. Darin werden die zu prüfenden Steuerarten und der zu prüfende Zeitraum bestimmt. Des Weiteren informiert die Prüfungsanordnung über:
• das zuständige Finanzamt
• die Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung
• den Ort der Prüfung
• den beauftragten Prüfer
• den Prüfungsbeginn (meist zwei Wochen nach Ankündigung)
2. Die Durchführung der Betriebsprüfung
Die laufende Prüfung findet für gewöhnlich im Unternehmen selbst statt. Zu Beginn weist sich der Prüfer aus. Stellen Sie dem Betriebsprüfer einen Ansprechpartner für Fragen und einen Raum zur Verfügung, wo er in Ruhe arbeiten kann. Während der Außenprüfung erhält der Betriebsprüfer sämtliche Zugriffsrechte zu den Aufzeichnungen und digitalen Unterlagen des Unternehmens. Er sichtet alle Akten und Unterlagen Ihrer Buchhaltung. Benötigt der Prüfer weitere Unterlagen, sind Sie dazu verpflichtet, diese im Original bereitzustellen. Doch keine Sorge: Meist kündigt der Prüfer im Vorhinein an, welche Unterlagen er benötigt.
Lassen Sie sich im Falle einer Betriebsprüfung von uns helfen! Die Experten von PMPG beraten Sie gerne. Kontaktieren Sie uns!
3. Die Schlussbesprechung der vollzogenen Betriebsprüfung
Im Anschluss an die vollzogene Betriebsprüfung folgt ein Abschlussgespräch mit dem Betriebsprüfer. Er informiert Sie über die Ergebnisse seiner Prüfung: In welcher Höhe müssen Sie gegebenenfalls Beiträge nachzahlen? Bekommen Sie Beiträge erstattet? An dieser Stelle können außerdem fragliche Punkte besprochen werden. Zudem haben Sie die Chance, noch unklare Sachverhalte zu Ihren eigenen Gunsten zu klären. Die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung kann auch dazu genutzt werden die Buchhaltung künftig zu verbessern.
Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?
Bei kleinen und mittleren Unternehmen vergehen nach der Anmeldung der Betriebsprüfung meist zwei Wochen, bei Konzernen können bis zu vier Wochen bis zum Prüfungsbeginn vergehen. Diese Zeit sollten Sie für die Zusammenstellung aller Unterlagen nutzen.
Wie immer zählt neben den tatsächlichen Werten auch der Gesamteindruck: Sortieren Sie Ihre Unterlagen und Belege ordentlich und bereiten Sie Ihre Zahlen übersichtlich und gut nachvollziehbar auf. Alle Unterlagen, die für die korrekte Darstellung der Geschäftsvorfälle und die Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn relevant sind, sollten vollständig und idealerweise im Original vorhanden sein.
Eine Betriebsprüfung deckt in der Regel einen Prüfungszeitraum von drei Jahren ab. Deshalb empfehlen wir Ihnen unbedingt, Ihre Unterlagen von Anfang an ordentlich zu dokumentieren! So sparen Sie sich wertvolle Zeit und schonen Ihre Nerven.
Bitte beachten Sie: Eine Betriebsprüfung kann auch nach einer Betriebssaufgabe erfolgen.
Wie hilft mir PMPG bei einer Betriebsprüfung?
Nach Möglichkeit sorgen wir dafür, dass eine Betriebsprüfung für Sie stressfrei abläuft. Mit einer gezielten Vorbereitung und den erfahrenen Experten der PMPG an Ihrer Seite wird Ihre Betriebsprüfung zum Erfolg! Unser Ziel: Ihre Interessen gegenüber dem Prüfer zu vertreten und Sie vor ungerechtfertigten Hinzuschätzungen zu schützen. Unsere Experten beraten Sie bei Betriebsprüfungen sämtlicher Finanzbehörden.
Wir helfen Ihnen bei:
Umsatzsteuersonderprüfung
Die Umsatzsteuersonderprüfung kontrolliert, dass steuerpflichtige Leistungen sachlich und zeitlich zutreffend besteuert und spezielle Steuerbefreiungen sowie -vergünstigungen nicht zu Unrecht in Anspruch genommen werden. Gründe für eine derartige Prüfung sind etwa außergewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge sowie fragwürdige Rechnungen.
Lohnsteueraußenprüfung
Prüfungsgegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber. Eine solche Prüfung steht beispielsweise an, wenn der zuständigen Finanzbehörde Unstimmigkeiten in Lohnsteueranmeldungen vorliegen.
Kassennachschau
Im Zuge einer sogenannten Kassennachschau macht das Finanzamt einen Kassensturz und prüft die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben – sprich, ob Soll- und Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen. Sie erfolgt ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Umsatzsteuernachschau
Um Sachverhalte festzustellen, die für die Erhebung der Umsatzsteuer wichtig sein könnten, dürfen die Prüfer im Zuge einer Umsatzsteuernachschau ohne Vorankündigung während der Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Grundstücke und Gebäude betreten.
Sozialversicherungsprüfung
Nicht das Finanzamt, sondern die Deutsche Rentenversicherung prüft in der so genannten Sozialversicherungsprüfung unter anderem, ob die Beiträge zur Sozialversicherung korrekt abgeführt wurden. In allen Unternehmen steht diese Prüfung spätestens alle vier Jahre an.
Die Experten von PMPG helfen Ihnen dabei, Ihre Betriebsprüfung stressfrei und souverän zu meistern. Wir begleiten Sie in allen Phasen der Betriebsprüfung. Kontaktieren Sie uns!
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
In der Regel findet die Betriebsprüfung in unseren Räumen statt – alternativ kann die Prüfung auch direkt im Unternehmen erfolgen oder im Finanzamt.
Welchen Zeitraum prüft das Finanzamt?
Normalerweise umfasst der Prüfungszeitraum die letzten drei aufeinanderfolgenden Jahre. Dieser Zeitraum kann allerdings variieren. Voraussetzung für die Betriebsprüfung ist regelmäßig, dass für die zu prüfenden Jahre bereits Steuererklärungen beim Finanzamt eingegangen sind.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Je größer der Betrieb, desto mehr Unterlagen müssen geprüft werden. In Kleinbetrieben dauert die Betriebsprüfung in der Regel ein bis zwei Tage. In Großbetrieben kann die Prüfung sogar mehrere Wochen dauern.
Bis wann kann der Betrieb rückwirkend geprüft werden?
Die sogenannte „Festsetzungsfrist“ legt den Zeitraum fest, in dem das Finanzamt berechtigt ist, Steuern festzusetzen. Im Allgemeinen beträgt diese Frist vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres. Solange diese Frist noch nicht abgelaufen ist, kann das Finanzamt den Betrieb rückwirkend prüfen.
PMPG: Ihr Experte für Steuern, FiBu & Co.
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