Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und wird manchmal auch als „externes Rechnungswesen“ bezeichnet. Warum? Ganz einfach: weil sie sich vor allem nach außen richtet und Steuerbehörden, Kreditinstitute und Investoren über die Vermögenlage des Unternehmens informiert. Die Finanzbuchhaltung ist aber auch die Grundlage für die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Denn mit den Daten aus der FiBu wird die BWA erstellt – und gibt Ihrem Unternehmen einen Überblick über Umsatz, Kosten und wichtige Finanzkennzahlen. Sowohl für kleine als auch für große Unternehmen ist die Finanzbuchhaltung elementar. Schließlich überwacht sie unternehmerische Vorgänge, bildet die Basis für aussagekräftige Auswertungen und Analysen und damit für fundierte betriebliche Entscheidungen.
Darum ist die Finanzbuchhaltung wichtig
Die Finanzbuchhaltung macht es möglich, die finanzielle Stabilität eines Unternehmens einzuschätzen. Auf dieser Basis können Unternehmen Prognosen zur Entwicklung abgeben und fundierte Entscheidungen treffen.
Abgesehen davon ist die Finanzbuchhaltung für viele Unternehmen verpflichtend – unter anderem, um Banken, Investoren, Aktionäre, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und weitere externe Empfänger zu informieren.
Wie ist die Finanzbuchhaltung aufgebaut?
Während kleinere Unternehmen die Finanzbuchhaltung meist durch den Steuerberater erledigen lassen, unterteilen größere Unternehmen die Finanzbuchhaltung oft in drei Kategorien:
1. Die Kreditorenbuchhaltung beinhaltet die Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens an Außenstehende, ist also für Eingangsrechnungen verantwortlich.
„Kreditoren“ sind Dienstleister und Lieferanten.
2. Die Debitorenbuchhaltung beinhaltet die Forderungen des Unternehmens, ist also für Ausgangsrechnungen verantwortlich. „Debitor“ bedeutet Schuldner.
3. Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit den Vorgängen im Inneren des Unternehmens und ist unter anderem für die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen verantwortlich.
Nur alle drei Bereiche zusammen geben einen Überblick über die aktuelle Vermögenslage des Unternehmens. Mit der Trennung der Teilbereiche wird die Finanzbuchhaltung aber insgesamt übersichtlicher und es ist einfacher, sich gezielt um bestimmte Belange zu kümmern.
Welches Ziel hat die Finanzbuchhaltung?
Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, das Gesamtergebnis des Unternehmens zu ermitteln. Die Frage ist dabei, wie viel Gewinn oder Verlust das Unternehmen in der jeweiligen Rechnungsperiode gemacht hat und wie sich die Vermögenssituation des Unternehmens darstellt. Die Finanzbuchhaltung bietet also die Basis für die Aufstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und der Bilanz eines Unternehmens. Das Ergebnis der FiBu ist der Jahresabschluss.
Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?
1. Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
Der Kauf einer Maschine, eine Lohnauszahlung oder die Entnahme von Bargeld aus der Kasse: § 239 HGB schreibt vor, dass die Finanzbuchhaltung eine Belegfunktion hat, also alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren muss. Als Geschäftsvorfall gilt jedes Ereignis, das das Vermögen des Unternehmens beeinflusst.
Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg (Rechnung, Bankbeleg, Quittung, Steuerbescheid, Gehaltsliste) mit dem Betrag, dem Datum und der Bezeichnung des Vorgangs. Die Dokumentation erfolgt in drei Schritten:
1. Belege vorbereiten
2. Buchen
3. Archivieren
Übrigens: In Zeiten der Digitalisierung sollte auch die Finanzbuchhaltung in Unternehmen papierlos und digital sein. Mehr zur digitalen Finanzbuchhaltung.
2. Ermittlung der Bestände
Die Finanzbuchhaltung dient letztlich dem Abschluss eines Geschäftsjahres (Jahresabschluss, Bilanz). Dazu dokumentiert die FiBu Verbindlichkeiten und Vermögensgegenstände.
In die Bilanz fließen „Aktiva“ und „Passiva“ ein:
- Aktiva sind alle Vermögensgegenstände (z. B. Anlagevermögen, Forderungen, Finanzanlagen, Wertpapiere, der Kassenbestand oder Bankguthaben).
- Passiva sind Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten (Fremdkapital), Rechnungsabgrenzungsposten.
Die Bilanzsumme ist die Summe der bilanzierten Vermögensgegenstände (Aktiva) bzw. die Summe der Kapitalpositionen (Passiva) zum jeweiligen Bilanzstichtag. Die Summe der Aktiva und Passiva ist immer identisch.
3. Ermittlung des Erfolgs (GuV)
Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) dient dazu, den Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln, und ist Bestandteil des Jahresabschlusses. Um den Gewinn bzw. den Verlust zu ermitteln, werden Aufwendungen (Soll) und Erträge (Haben) gegenübergestellt.
Gewusst: Der Begriff „Erfolg“ ist neutral. Bei Gewinnen ermittelt die GuV daher einen positiven Erfolg, bei Verlusten einen negativen Erfolg.
4. Ermittlung der Besteuerungsgrundlage
Die GuV bildet die Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens. Je nach Rechtsform fallen Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer oder Gewerbesteuer an.
Die Höhe dieser Steuern ist abhängig davon, wie sich die Ertragslage des Unternehmens darstellt.
Wer ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?
Die Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 Abs. 1 HGB, wonach jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.
Buchhaltungspflichtig
Folgende Unternehmensformen sind buchführungspflichtig:
- Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, UG, KGaA, gGmbH) Die Buchführungspflicht besteht immer, auch als Kleinunternehmen (AG).
- Personengesellschaften (z. B. OHG, KG, GmbH & Co. KG) Alle Personengesellschaften, die im Handelsregister geführt werden.
- Einzelunternehmen sind grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit, außer es ist ein Eintrag als e. K. im Handelsregister vorhanden und der Gewinn ist größer
als 60.000 Euro pro Jahr oder der Umsatz übersteigt 600.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren.
Gewusst: Das Finanzamt kann die Buchführung eines Unternehmens noch Jahre später einsehen. Laut Gesetz besteht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege. Das Finanzamt führt auch regelmäßig Betriebsprüfungen durch. Eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung ist deshalb extrem wichtig.
Nicht buchhaltungspflichtig
Nicht buchhaltungspflichtig sind z. B. die sogenannten Katalogberufe nach §18 EStG (z. B. Künstler, Journalisten, Anwälte, Ärzte), unabhängig von Betriebsgröße, Umsatz und Gewinn. Aber: Jedes Unternehmen ist steuerpflichtig.
Unabhängig von der Pflicht zur Buchführung ist jedes Unternehmen hierzulande steuerpflichtig, sodass auch Freiberufler und Kleinunternehmer ihren Gewinn ermitteln müssen, z. B. mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) .
Wann sollte ich meine Finanzbuchhaltung auslagern?
Hierzu bedarf es einer Prüfung im Einzelfall. Es kann jedoch für fast jedes Unternehmen sinnvoll sein, die Finanzbuchhaltung auszulagern und von einem externen Steuerberater erstellen zu lassen. Dies lohnt sich in der Regel auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
Ihre Vorteile, wenn Sie die Finanzbuchhaltung an einen Steuerberater outsourcen:
- Geschäftsvorfälle werden zeitnah, lückenlos und fehlerfrei verbucht.
- Fristen werden eingehalten.
- Geschäftsvorfälle werden ordnungsgemäß archiviert.
- Die Geschäftsvorfälle werden digitalisiert.
- Sie stellen sicher, dass Sie Ihren steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten nachkommen.
- Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
- Sie sparen Kosten für Personal, Hardware und Software.
- Steuerliche Besonderheiten werden rechtzeitig erkannt und steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten frühzeitig erkannt.
Am Ende gibt Ihnen das mehr Sicherheit, mehr Zeit und Ordnung und erlaubt verlässlichere Auswertungen für eine vorausschauende Planung. Zudem können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Finanzbuchhaltung 2024
Die Welt ist digital. Wer am Puls der Zeit bleiben will, sollte daher auch in Sachen Finanzbuchhaltung digital unterwegs sein. Digitale Finanzbuchhaltung heißt ganz einfach: Alle ein- und ausgehenden Belege, Rechnungen und Dokumente werden digitalisiert, nicht mehr ausgedruckt, sondern direkt digital verarbeitet. Die digitale FiBu ist der Grundstein für automatisierte Buchungen und Auswertungen.
Das Gute: Mittlerweile gibt es einige Programme und digitale Hilfsmittel, die Ihnen viel Arbeit ersparen und den Weg zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltungsangelegenheiten vereinfachen.
Sparen Sie Zeit und genießen Sie die Flexibilität, die Ihnen die digitale FiBu gibt. Wir übernehmen die Digitalisierung Ihrer buchhalterischen und steuerlichen Prozesse.
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Häufig gestellte Fragen zur Finanzbuchhaltung
Was ist Finanzbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung gehört ebenso wie die Planung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie betriebswirtschaftliche Statistik zum betrieblichen Rechnungswesen. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung werden Vermögensverhältnisse und -veränderungen dokumentiert, um das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln. Durch die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und der Bilanz lässt sich eine Aussage zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens treffen.
Gewusst: In größeren Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung noch einmal in die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung aufgeteilt.
Was gehört alles in die Finanzbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung erfasst alle unternehmerischen Vorgänge mit dem Ziel, das Gesamtergebnis Ihres Unternehmens zu ermitteln. Dazu werden sämtliche Vermögensverhältnisse sowie Bestandsveränderungen dokumentiert.
Was bedeutet doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung ist das System der kaufmännischen Buchführung gemäß § 238 HGB. Bei der doppelten Buchführung wird der Erfolg auf zwei Weisen ermittelt: durch die Bilanz und die Gewinn-und-Verlustrechnung. Zugleich ist „doppelt“ auch im technischen Sinn der Buchung als Erfassung eines Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto zu verstehen.
Die doppelte Buchführung ist für bestimmte Rechtsformen verpflichtend.
Was ist eine Bilanz?
Die Bilanz stellt eine Übersicht über alle Vermögensbestandteile (Aktiva) eines Unternehmens sowie über die Herkunft des Kapitals (Passiva) dar.
Was ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung?
Mit der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) wird der Erfolg eines Unternehmens ermittelt. Dazu werden alle Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. Bei einem positiven Erfolg besteht ein Gewinn, bei einem negativen Erfolg ein Verlust.
Was ist der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss schließt die Buchführung eines Wirtschaftsjahres ab. Er ist Bestandteil der Rechnungslegung und gibt Auskunft über Geschäftsergebnis und Betriebsvermögen. Der Jahresabschluss kann folgende Bestandteile umfassen:
- Bilanz
- GuV
- Anhang
- Lagebericht
- Kapitalflussrechnung
- Eigenkapitalspiegel
- Segmentberichterstattung
Welche Vorschriften gelten für die Finanzbuchhaltung?
Für die Buchung aller Geschäftsvorfälle gilt: Sie muss in chronologischer Reihenfolge und in sachlicher Ordnung nach Art des unternehmerischen Vorgangs erfasst werden. Rechtliche Grundlagen bilden das Handelsgesetzbuch (HGB) und:
- Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB): Jede Buchung muss demnach belegt werden und vollständig sein. Jeder Vorgang muss klar und
übersichtlich dokumentiert werden. Neben der formellen Richtigkeit ist es auch wichtig, dass die Buchungen zeitgerecht und in der richtigen Reihenfolge
erfolgen. Hinzu kommt die Pflicht zur Aufbewahrung. - Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
(GoBD): Die GoBD regeln die digitale Finanzbuchhaltung und machen Angaben dazu, welche Belege in elektronischer Form vorliegen dürfen, wie mit
diesen umzugehen ist und welche Anforderungen zur Datensicherheit bestehen.
Bitte beachten Sie auch: Je nach Rechtsform gelten unterschiedliche Regelungen für die Finanzbuchführung.
Was macht ein Finanzbuchhalter?
Ein Finanzbuchhalter übernimmt eine Reihe an Aufgaben. Dazu zählen:
- Buchung und Kontierung aller Geschäftsvorfälle
- Verwaltung der Konten
- Monatliche Kostenrechnung
- Durchführung der Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung
- Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung
- Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen inklusive der Bereitstellung aller relevanten Informationen an Ämter und Verwaltungen
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Ist Buchführung und Finanzbuchhaltung das Gleiche?
Die Finanzbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung, ist also spezifischer. Der Begriff „Buchhaltung“ umfasst die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle inklusive Rechnungseingängen und -ausgängen sowie die gesamte Buchführung.
Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung?
Während die Finanzbuchhaltung das Gesamtergebnis Ihres Unternehmens ermittelt, geht es bei der Kosten- und Leistungsrechnung darum, Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der innerbetrieblichen Prozesse zu gewinnen.
Hierbei liefert sie Antworten auf folgende Fragen:
- Welches Produkt verursacht welche Kosten?
- Welches Produkt liefert den größten Ertrag?
- Welcher Kostenverursacher ist am innerbetrieblichen Wertschöpfungsprozess beteiligt?
Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Beides sind Formen der Buchführung, allerdings mit entscheidenden Unterschieden:
- Die Finanzbuchhaltung meint die doppelte Buchführung. Sie ist für folgende Unternehmensformen verpflichtend: AG, GmbH, OHG, KG, GmbH & Co. KG. Auch
Einzelunternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind oder jährlich mehr als 60.000 Euro Gewinn oder mehr als 600.000 Euro Umsatz erwirtschaften, sind zur
doppelten Buchführung verpflichtet. - Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) meint die einfache Buchführung. Hiervon können Unternehmer Gebrauch machen, die nicht der Pflicht zur
doppelten Buchführung unterliegen.
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